Este fue el anuncio de la
Superintendencia de Notariado y Registro que confirmó que aunque desde mitad de
año los procesos migrarán a los digital, el traslado que deberán pasar los
documentos que se han tramitado así a la fecha será gradual, para eliminar su
versión de papel.
El plan tiene tres objetivos
generales. El primero, lógicamente, es el ahorro de papel que implica dar un paso
importante para la protección del ambiente y los recursos naturales del país.
No es un ahorro pequeño, tomando en
cuenta que para cualquier documento de este tipo se requieren al menos tres
copias en papel para que reposen en un archivo.
El segundo es ahorrar tiempo tanto de
ciudadanos como de funcionarios dedicados a operaciones mecánicas. Esto debe
llevar, por consiguiente, a un ahorro en el tiempo mismo que dura cada trámite.
Y el tercero es ahorrarse cerca de un
billón de pesos, que es lo que le cuesta a la Superintendencia, anualmente,
organizar los 1.800 kilómetros de papel que existen de archivo nacional desde
1786. Además de los gastos propios de papel y tinta que tienen que destinarse
para los trámites del día a día de los colombianos. Es de anotar que solo hasta
mitad de año se sabrá a cuánto equivale la inversión que realizará la entidad
en este sistema.
Existe otra gran ventaja adicional de
pasar a la digitalización, explicó el superintendente, Jairo Alonso Mesa, y es
evitar que “pase lo de Cartagena, en donde se encontraron más de 50 licencias
falsas”.
La versión digital de los documentos
de escritura pública garantiza la confiabilidad de la información requerida,
una debilidad encontrada en la capital del Bolívar, donde las curadurías
permitieron la entrada de documentos poco fiables para las construcciones.
¿Cómo se implementará?
Explicaron desde la Superintendencia
que los datos serán almacenados de forma segura dentro del sistema de datos de
la entidad y tendrán disponibilidad permanente para ser consultados.
“Estamos trabajando con los notarios
y las oficinas de registro para que efectivamente se pueda implementar la
escritura electrónica, que contribuirá a hacer más expeditos los trámites,
garantizando la disponibilidad y la consulta desde cualquier sitio y a
cualquier hora”, resaltó Mesa.
Aunque se ahorrará papel y fuerza de
trabajo al permitir la función virtual, desde la Superintendencia aclararon que
los costos de los documentos serán similares, pero se trabajará con un Pin o
algún mecanismo de pago virtual para realizar el cobro.
Aún así, remarcaron que el ciudadano
ahorrará dinero porque la radicación del documento será automática y no habrá
que ir a las Oficinas de Registro de Instrumentos Públicos.
“En los próximos meses, una vez
ajustados los procesos técnicos y con pruebas definitivas, comenzaremos a
eliminar gradualmente el uso del papel”, agregó el funcionario.
Por otra parte, para el tema de las
curadurías, los documentos que requieren trámite notarial para su aprobación se
podrán consultar en la “nube” que tendrá la Superintendencia para que cada
notario pueda descargarlas y verificar que su autenticidad.
Advirtió Mesa la urgencia de
implementar estas mejoras, pues “si no paramos el consumo de papel en cinco
años no tendremos cómo manejar los archivos, con un agravante y es que la
escritura pública queda una copia en la notaría pública, otra en el protocolo,
otra en el registro y otra en catastro”.
Aparte de esto, la digitalización
extinguirá en gran medida una figura tradicional de las notarías: los
tramitadores.
Estos ya habían perdido gran parte de
su nicho de mercado con la ley antitrámites de 2012 y si ahora se recortará aún
más, dependerá de la usabilidad plataforma digital que desarrolle en estos
meses la Superintendencia.
Este tema “ayuda a reducir el riesgo
profesional de los intervinientes en la calificación y anexo de información a
los mismos, así como a los que realizan algún tipo de actividad comercial sobre
el mismo y a manejar bien este tipo de documentación que posee contenido muy
sensible”, afirmó el superintendente .
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